VALORES PRIMARIOS DE LOS DOCUMENTOS

Valor primario de los documentos

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

Administrativo

Legal

Fiscal

Contable

Técnico

Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.

Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.

Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.

Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o privada.

Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.

https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/valoracion-documental/

FASES DE LOS DOCUMENTOS

Ciclo de la Documentación: activa, semiactiva e inactiva

1. Documentación activa
En su fase activa, los documentos son producidos o recibidos por cada unidad administrativa de la Universidad en el desarrollo de las funciones que le son propias para resolver un asunto. Mientras la documentación permanece en esta fase, se habla de documentos activos o corrientes. Normalmente, todavía están sujetos a una tramitación y su consulta es frecuente y periódica. La documentación forma parte de los archivos de gestión, es decir, de los archivos de las diferentes unidades administrativas, bajo la responsabilidad del jefe de las mismas. La duración o permanencia de los documentos en esta fase, aunque puede variar según el período de vigencia administrativa, oscila entre dos y cinco años. Estos términos, más o menos fijos, están en función de la propia tramitación y dependen de la tipología documental. Cada unidad administrativa efectuará la transferencia de los documentos al Archivo General, atendiendo a las necesidades de espacio y al valor decreciente de la documentación.

2. Documentación semiactiva
En la fase semiactiva, la tramitación administrativa del documento se da por terminada y su consulta, que evoluciona de periódica a esporádica, disminuye. Por este motivo los documentos se consideran semiactivos. En esta etapa, la documentación se ha de transferir al depósito del Archivo General, bajo la responsabilidad del archivero. Su duración o permanencia puede oscilar entre tres-seis años hasta su disposición final.

3. Documentación inactiva
En la fase inactiva, el documento pierde su valor administrativo y se vuelve testimonial o histórico de una actividad desarrollada por la Universidad. Su consulta es infrecuente y esporádica. Esta fase corresponde a la etapa de archivo o depósito definitivo y es el momento en el cual la documentación transferida al Archivo General alcanza el valor informativo o testimonial de las actividades de la Universidad.

En: Manual de Archivo de Gestión de la Universidad de Almería p. 6-7

http://archivosagil.blogspot.com/2015/09/ciclo-de-la-documentacion-activa.html

VALORES SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS

Valor secundario de los documentos

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.

Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor científico

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor técnico

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.